LAS ORGANIZACIONES Y SU ADMINISTRACION

  LAS ORGANIZACIONES

Las organizaciones surgen de agrupamientos de personas que a| tener uno o más fines de diverso tipo (económico, cultural, sanitario, etc

En rigor, las organizaciones definen sus propios objetivos, que n los objetivos particulares de sus integrantes y de su poder relativo ponerlos a los demás.


La complejidad creciente de la vida moderna ha afectado la naturaleza, la forma jurídica, el tamaño y el manejo de las organizaciones. Es asi que:

b)      han aparecido organizaciones con muchos integrantes, en las cuales:

1)      su manejo no puede encararse en forma colectiva y debe deja en manos de unos pocos integrantes o de terceros;

2)       los objetivos definidos para la organización no satisfacen a todos sus integrantes en igual medida;

c)       los gobiernos han ampliado su intervención regulando algunos aspectos del funcionamiento de ciertas personas jurídicas con vistas a la protección de los intereses de quienes no intervienen directamente en su manejo.

Estas y otras circunstancias hacen que el papel de los sistemas de información (del que la contabilidad forma parte) sea cada vez más importante.


Sin intentar un estudio profundo de la teoría do la organización podemos afirmar sin  riesgo de equivocarnos que en cualquier organización existen:

a)      un número de participantes que han contribuido a su formación;

b)      uno o más objetivos básicos;

c)       ciertas metas específicas que se derivan de los objetivos básico;

d)    cierta actividad ejercida para lograr la consecución de metas y o vos, que puede estar a cargo de participantes de la organización terceros;

e)   recursos con que debe contar la organización para el logro de sus objetivos.


Son ejemplos de objetivos:

a)      en una empresa industrial y comercial:

1)       maximizar sus ganancias  o (si esto es mal visto por el público y al  empresario le importa);

2)       obtener ganancias razonables junto con cierto reconocimiento de la gente; o (si ganar es difícil);

3)       sobrevivir hasta que lleguen tiempos mejores;

b)      en un hospital: dar la mejor atención sanitaria posible a muchas personas con los costos más bajos que puedan lograrse;

c)      en una cooperativa lograr que sus socios obtengan determinados bienes y servicios al costo mas bajo posible.

Digresión terminológica: influidos por bibliografía italiana, algunos autores se han referido a este conjunto de elementos empleando el vocablo hacienda, dándole así una connotación más amplia que la establecida por la Real  Academia Española, para quien hacienda es el cúmulo de bienes y riquezas que uno tiene. En este libro evitaremos ese uso de la palabra hacienda, por considerarlo -antojadizo y generador de confusiones.

     OPERACIONES DE LAS ORGANIZACIONES

 Para alcanzar los objetivos establecidos (y las metas específicas derivadas de ellos), las organizaciones deben actuar. Así, una empresa industrial y comercial que desarrolla generalmente las siguientes actividades, que conforman su ciclo operativo:

a)  comprar materias primas y otros insumos;

b)  pagar las compras realizadas (este paso puede ser posterior);

c)  transformar los insumos y producir nuevos bienes;

d) vender los bienes producidos;

e)  cobrar las ventas efectuadas.

Dada la dinámica de la actuación de cada empresa, los ciclos operativos se superponen permanentemente (no se espera a que termine uno para empezar el siguiente).

La duración específica de cada ciclo depende, entre otros factores, del tiempo de actividad y del ramo de actuación de la empresa. Puede durar muy poco, como en el caso de la producción y venta de helados, o muchos años, co­mo ocurre en una bodega que elabora vinos añejados o en una plantación forestal. Por otra parte, las empresas que diversifican actividades tienen diversos ciclos operativos. Acotemos, finalmente, que la duración de los ciclos operativos puede varar en el tiempo de acuerdo con la situación del contexto.

   

                        RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES

Las organizaciones necesitan elementos que:

a)       les permitan efectuar las actividades específicas necesarias para cumplir con sus actividades;

b)       le brinden una estructura permanente que sirva de base y facilite d actividades.`

Los primeros son recursos de rápida movilidad, que pueden incluir:

a)       el dinero (moneda nacional o extranjera) en efectivo o depositad bancos;

b)       los insumos empleados para producir los bienes o servicios cuya venta o prestación hace al fin básico de la organización (materias primas materiales);

c)       los bienes en proceso de producción;

d)       los bienes terminados y listos para la venta, así como los adquiridos para su reventa en el mismo estado;

e)       los importes a cobrar surgidos de la venta de mercaderías o servicios cuando ésta es a crédito;

f)         los bienes en los que pudieran haberse invertido transitoriamente los excedentes temporarios de efectivo (bienes de fácil comercialización bolsas o mercados, depósitos a corto plazo, etc.).

Más permanentes son los recursos humanos (el plantel directivo y laboral encargado de llevar a cabo las actividades del ente) y los bienes (en muchos casos de elevado valor) que no están destinados a la venta pero cuya tenencia necesaria para poder operar. Ejemplos:

a)       los edificios (de propiedad del ente) donde se llevan a cabo las actividades de producción, comercialización y administración; 

b)      equipos, las máquinas y otros elementos utilizados en el proceso productivo;

c)  el mobiliario necesario para la ejecución de labores comerciales y ad­ministrativas (escritorios, vitrinas, ordenadores, etc.);

d)      los derechos exclusivos al uso de determinados procesos industriales (patentes de invención) o nombres (marcas comerciales);

e)      ciertos intangibles como el prestigio logrado por la empresa y/o sus pro­ductos, la clientela obtenida, etc.;

f)         las participaciones permanentes en otros entes cuya actividad está integrada con la de la organización 

     Hay también recursos afectados permanentemente a actividades secunda­rias, como un inmueble mantenido por una empresa industrial para su alquiler a terceros. Claro está que el hecho de que la actividad sea secundaria no sig­nifica que esté desvinculada del objetivo principal de la organización (en el ca­so, el inmueble podría ser mantenido porque su alquiler ayuda a alcanzar el objetivo amplio de obtener ganancias).

     No deben confundirse los recursos de la organización con los de sus inte­grantes. Evitar la confusión es fácil en los entes sin fines de lucro y en las em­presas organizadas jurídicamente bajo alguna forma societaria. En los casos ce negocios personales con un único dueño, el patrimonio afectado a la empresa debe diferenciarse de sus bienes personales. Así, podrá evaluarse el rendimiento de ese negocio como una entidad distinta a su dueño.

      La valuación de los recursos es uno de los problemas básicos de contabilidad y tiene que ver con la naturaleza de los bienes y el grado de dificultad de la tarea de asignarles valores.

                        FUENTES DE LOS RECURSOS

Los recursos empleados por una organización pueden tener diversas fuen­tes de financiación, como por ejemplo:

a)      aportes de los propietarios, como en el caso de una máquina pagada con dinero aportado por los integrantes de una sociedad de responsa­bilidad limitada;

b)      crédito otorgado por el vendedor del recurso: es el caso en que se adquieren materias primas a ser pagadas al proveedor a los treinta días de la  fecha de su entrega, se encuentre la deuda documentada o no por medio de pagarés;


c)       crédito otorgado por otros terceros: a diferencia del caso anterior, la fi­nanciación no está específicamente referida a un bien sino que el dinero se obtiene en préstamo y puede destinarse a incrementar cua­lesquiera! de los recursos necesarios


d)       el resultado de las propias operaciones del ente, cuando genera fondos utilizables para adquirir bienes.

Los conceptos enunciados en los incs. b) y c) implican obligaciones (pasi­vos) del ente.

Algunas fuentes de financiación son transitorias: ocurre con las obligacio­nes que se contraen y cancelan en períodos reducidos, normalmente por la ad­quisición de mercaderías.

Otras fuentes son estables. Así sucede con:

a)       los aportes efectuados por los propietarios en forma explícita o a través de la reinversión de parte de las ganancias obtenidas;

b)       los préstamos a largo plazo que puedan obtenerse para financiar en for­ma global la adquisición de varios bienes.

Salvo en casos excepcionales, no es posible vincular los recursos con las fuentes de su financiación. En general, la correlación sólo puede darse en ter­renos globales como éstos: los recursos fueron financiados en un 70% con prés­tamos de terceros, en un 10% con aportes de los propietarios y en un 20% a tra­vés de la reinversión de ganancias.


Tal como sucede con los recursos, no deben confundirse las deudas de una organización con las de sus integrantes.